Olá!

Recentemente publiquei um podcast comentando sobre como a gestão do tempo é fundamental para o manejo do estresse. Acontece, que nem sempre as pessoas usam as metodologias certas para se organizar e gerir bem seu tempo. Hoje vou sugerir 3 metodologias que podem ser utilizadas para facilitar sua vida, escolha uma delas e produza muito melhor!

 

Técnica Pomodoro: a arte de fragmentar o tempo para amplificar o foco

A Técnica Pomodoro, concebida por Francesco Cirillo no final do século XX, é um exercício de administração do tempo que promove a concentração e a prevenção da fadiga mental. Utilizando um cronômetro, a técnica divide o trabalho em blocos de 25 minutos, conhecidos como "pomodoros". Após cada pomodoro, um breve intervalo de 5 minutos é concedido, estimulando a mente a manter um ritmo sustentável de trabalho. A cada quatro pomodoros, um intervalo mais longo, de 15 a 30 minutos, é recomendado para uma recuperação mais profunda. Essa cadência cria um ciclo virtuoso de trabalho e descanso que potencializa a agilidade mental e a qualidade da produção intelectual.

 

Aqui está um exemplo prático de uma rotina diária organizada utilizando a Técnica Pomodoro, apresentada em formato de tabela:

HORÁRIO	ATIVIDADE	POMODOROS	INTERVALO	NOTAS
08:00	Planejamento do dia	1	5 min	Definir tarefas-chave
08:30	E-mails e comunicações urgentes	1	5 min	Resposta rápida
09:00	Projeto A - Pesquisa	2	5 min	Foco em coleta de dados
10:15	Intervalo maior (café)	-	15 min	Relaxamento
10:30	Projeto A - Elaboração de relatório	2	5 min	Escrever seção introdutória
11:45	Revisão e ajustes no relatório	1	5 min	Verificar consistência
12:15	Almoço e descanso	-	45 min	Tempo para desconectar
13:00	Projeto B - Desenvolvimento	2	5 min	Trabalho criativo
14:15	Intervalo maior (caminhada)	-	15 min	Exercício leve
14:30	Reunião com equipe	2	-	Discussão de progresso
15:45	Intervalo maior (lanches)	-	15 min	Recarregar energias
16:00	Projeto C - Análise de dados	2	5 min	Análise estatística
17:15	Planejamento para o próximo dia	1	5 min	Preparação antecipada
17:45	Encerramento e organização da mesa	1	-	Finalização do dia

 

Getting Things Done (GTD): A jornada para uma mente livre e produtiva

Getting Things Done, ou GTD, é uma abordagem holística criada por David Allen, visando à otimização da produtividade pessoal e profissional. A metodologia GTD é estruturada em cinco estágios fundamentais: captura, esclarecimento, organização, reflexão e engajamento. Inicia-se com a coleta de todas as tarefas em um sistema confiável, seguido pela clarificação das ações necessárias. A organização implica categorizar e priorizar as tarefas, enquanto a reflexão envolve a revisão regular das listas para atualizações e ajustes. Finalmente, o engajamento se refere à execução das tarefas com foco e eficiência. O GTD promove uma mente clara e focada, capacitando o indivíduo a abordar suas obrigações com tranquilidade e confiança.

 

Aqui está um exemplo prático de uma rotina diária utilizando a metodologia Getting Things Done (GTD), organizada em uma lista de ações conforme os cinco estágios fundamentais:

Captura

• Revisar todos os e-mails recebidos e anotar ações necessárias
• Checar mensagens no celular e anotar compromissos
• Fazer uma rápida anotação mental de tarefas pendentes

Esclarecimento

• Decidir sobre cada item capturado: o que é? Precisa de ação?
• Delegar tarefas que podem ser passadas adiante
• Descartar o que não é mais relevante ou necessário

Organização

• Adicionar tarefas que exigem menos de 2 minutos ao "Faça Agora"
• Organizar tarefas maiores por projetos e definir a próxima ação para cada uma
• Agendar compromissos e tarefas com prazos no calendário
• Colocar lembretes para tarefas de médio e longo prazo na lista "Algum Dia/Talvez"

Reflexão

• Revisar a lista de projetos para garantir que todas as próximas ações estejam definidas
• Verificar o calendário semanalmente para antecipar e planejar compromissos futuros
• Atualizar listas de tarefas conforme a conclusão e surgimento de novos itens

Engajamento

• Executar tarefas urgentes e importantes conforme definido na organização
• Trabalhar em projetos seguindo as próximas ações estabelecidas
• Avaliar constantemente o que fazer a seguir com base no contexto, tempo disponível e energia

Exemplo Prático de Rotina Diária GTD:

Manhã

• Captura: Rapidamente anotar ideias e tarefas que surgem ao acordar.
• Esclarecimento e Organização: Revisar e-mails e mensagens, decidindo ações imediatas ou adiamento.
• Engajamento: Responder e-mails urgentes, delegar tarefas e agendar compromissos.

Meio-Dia

• Reflexão: Revisar a lista de tarefas para a semana e ajustar o planejamento.
• Engajamento: Trabalhar nas próximas ações de projetos em andamento.

Tarde

• Captura: Anotar novas tarefas que surgem durante reuniões e conversas.
• Esclarecimento: Decidir sobre ações a serem tomadas a partir das novas informações.
• Engajamento: Executar tarefas de curta duração e avançar em projetos conforme planejado.

Final do Dia

• Reflexão: Revisar tarefas concluídas e preparar a lista para o próximo dia.
• Organização: Atualizar o calendário e a lista de "Algum Dia/Talvez".
• Engajamento: Definir as prioridades para o dia seguinte.

O GTD é um sistema flexível e deve ser personalizado para se adequar às necessidades individuais. A revisão e o ajuste regulares dos métodos de organização são fundamentais para manter a mente clara e pronta para a ação.

Método Kanban: turbinando sua Produtividade

Descubra o Método Kanban, uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que conquistou grandes corporações e que você pode, facilmente, adaptar para revolucionar sua organização pessoal e produtividade diária.

Imagine a satisfação de visualizar o progresso das suas tarefas em tempo real, movendo-as de uma fase a outra em um quadro intuitivo. O Kanban torna isso possível através de um sistema simples, porém eficaz, onde suas atividades são representadas por cartões em um quadro visualmente organizado em categorias como "A Iniciar", "Em Andamento" e "Concluído".

Esta abordagem permite que você tenha uma visão clara do que precisa ser feito, do que está sendo feito e do que já foi concluído. Seja no papel ou utilizando softwares especializados, o Método Kanban é a chave para desbloquear níveis estratosféricos de eficiência e satisfação em sua rotina. Experimente e veja suas tarefas fluírem como nunca antes!

 

A Iniciar	Em Andamento	Concluído
Tarefa 1	Tarefa 4	Tarefa 2
Tarefa 3	Tarefa 5	Tarefa 6
Tarefa 7		Tarefa 8

• A iniciar: Esta coluna contém todas as tarefas que foram identificadas, mas ainda não foram iniciadas. É o ponto de partida de qualquer nova tarefa.

• Em andamento: Quando você começa a trabalhar em uma tarefa, move o cartão (ou a nota) para esta coluna. Isso ajuda a visualizar o que está sendo trabalhado no momento.

• Concluído: Após a conclusão de uma tarefa, você a move para esta coluna. Isso oferece uma visão clara do que foi realizado e proporciona uma sensação de progresso e realização.

A beleza do Kanban reside na sua simplicidade e flexibilidade. Você pode usar em um quadro branco com post’its. Eu adoro e fica bem visual. Você pode também adaptar o número de colunas conforme necessário, adicionando, por exemplo, "Aguardando Feedback", "Em Revisão", entre outras, dependendo das necessidades do seu projeto ou rotina de trabalho.